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Aufbewahrungspflicht
I. Handelsrecht: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre nach Erstellung aufzubewahren. Empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
II. Steuerrecht: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre nach Erstellung, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige für die Besteuerung notwendigen Unterlagen sind sechs Jahre nach Erstellung aufzubewahren (§ 147 AO). Bis auf Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse können die o. g. Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger (z. B. Fotokopien, Mikrofilme) oder auf anderen Datenträgern (z. B. Magnetbänder, Magnetplatten, Disketten, CD-ROM) aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe mit der Urschrift übereinstimmt und die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind (vgl. im einzelnen die Mikrofilm-Grundsätze des BMF vom 1. 2. 1984, BStBl I 1984 155, und die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung gem. BMF-Schreiben vom 5. 7. 1978, BStBl I 1978 250). - Kürzere Fristen können sich aus speziellen Steuergesetzen ergeben.
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